Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad describe cómo Aguilar y Asociados GC S.R.L., cédula jurídica 3-102-905044, con domicilio en San José, Costa Rica (en adelante, «Aguilar & Asociados», «nosotros»), recopila, utiliza, conserva y protege los datos personales tratados a través del sistema Control de Personal (en adelante, el «Servicio»).

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley N.° 8968, Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP), bajo la supervisión de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

1. Dos tipos de tratamiento y quién es responsable

El Servicio involucra dos relaciones distintas:

a) Datos de la empresa usuaria y de sus cuentas de acceso

Cuando una empresa se registra y utiliza el Servicio, Aguilar & Asociados actúa como responsable del tratamiento de los datos de contacto de la empresa, de su representante y de las personas usuarias que acceden al sistema (personal de recursos humanos, administración o contabilidad).

b) Datos de las personas trabajadoras cargados en el sistema

Respecto de los datos de las personas trabajadoras que la empresa usuaria registra en el sistema para elaborar planillas, la empresa usuaria es la responsable del tratamiento y Aguilar & Asociados actúa únicamente como encargado del tratamiento: procesa esos datos por cuenta y según las instrucciones de la empresa, no los utiliza para fines propios y no los cede a terceros salvo los proveedores estrictamente necesarios para operar el Servicio (ver sección 7). La empresa usuaria es quien debe informar a su personal y contar con la base de legitimación correspondiente para ese tratamiento.

2. Datos personales que tratamos

Datos de registro y facturación de la empresa

• Razón social o nombre, cédula jurídica o física y actividad económica.
• Correo electrónico, teléfono y dirección.
• Datos del representante legal (nombre, número de identificación y cargo) y datos de facturación.
• La información de pago se ingresa y procesa directamente en ONVO Pay, proveedor certificado bajo el estándar PCI-DSS. Aguilar & Asociados no almacena ningún dato de la tarjeta (ni el número, ni la fecha de vencimiento, ni el código de seguridad); únicamente conserva identificadores de referencia generados por ONVO para gestionar la suscripción y la facturación.

Datos de las cuentas de acceso

• Nombre completo, correo electrónico y rol asignado.
• Contraseña, almacenada de forma cifrada (con función de derivación de clave) por el proveedor de autenticación; nadie en Aguilar & Asociados puede leerla.
• Fecha y datos técnicos de inicio de sesión.

Datos de las personas trabajadoras (cargados por la empresa usuaria)

• Identificación: nombre, número de cédula, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad.
• Datos de contacto y, cuando se cargan, fotografía y licencia de conducir.
• Datos laborales: puesto, jornada, fechas de ingreso y salida, nombramientos, acciones de personal, centro de costo y sucursal.
• Datos salariales y financieros: salario, forma y cuenta de pago, ingresos, deducciones, adelantos, préstamos, embargos y órdenes de pensión alimentaria, liquidaciones y aguinaldos.
• Ausentismo y datos de salud asociados: incapacidades (entidad emisora, período, diagnóstico cuando la empresa lo registra), permisos, vacaciones y subsidios.
• Sanciones disciplinarias y su documentación de respaldo.

Parte de esta información constituye datos sensibles o de acceso restringido conforme a la Ley N.° 8968 (por ejemplo, datos de salud vinculados a incapacidades). La empresa usuaria decide cargarlos y es responsable de hacerlo con la debida justificación y proporcionalidad.

3. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar la cuenta de la empresa y sus personas usuarias.
• Prestar las funciones del Servicio: cálculo de planillas, cargas sociales, renta, aguinaldo, liquidaciones, vacaciones, incapacidades, reportes y asientos contables.
• Gestionar la suscripción, la facturación y el cobro a través de ONVO Pay.
• Brindar soporte técnico y atender consultas.
• Garantizar la seguridad del Servicio, prevenir el fraude y llevar bitácoras.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridad competente.

No utilizamos los datos de las personas trabajadoras para publicidad ni para decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ellas, ni los vendemos.

4. Base de legitimación

• Ejecución de un contrato y consentimiento informado de la empresa usuaria, para los datos de registro, facturación y cuentas de acceso.
• Instrucción del responsable (la empresa usuaria) para los datos de las personas trabajadoras. La empresa usuaria se apoya, según el caso, en la relación laboral, en el cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social, o en el consentimiento de la persona trabajadora.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Aguilar & Asociados.

5. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y, tras su cierre, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contables y tributarias y eventuales reclamos. Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan. La empresa usuaria puede solicitar la devolución o eliminación de los datos de su personal al terminar el Servicio, salvo la información que debamos conservar por ley.

6. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento de datos por empresa, cifrado de contraseñas, bitácoras de actividad y copias de respaldo gestionadas por nuestros proveedores de infraestructura. Ningún sistema es completamente infalible; ante un incidente de seguridad que afecte datos personales actuaremos conforme a la Ley N.° 8968.

7. Encargados y proveedores (transferencias)

Para operar el Servicio compartimos datos con proveedores que actúan como encargados del tratamiento, sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad:

• Proveedor de base de datos, autenticación y almacenamiento (infraestructura del Servicio).
• Proveedor de alojamiento y ejecución de la aplicación.
• ONVO Pay, pasarela de pagos costarricense, para el procesamiento de la suscripción.

Algunos proveedores pueden almacenar datos en servidores ubicados fuera de Costa Rica. En esos casos procuramos que existan garantías adecuadas de protección conforme a la normativa aplicable.

8. Derechos de las personas

Toda persona tiene derecho a solicitar el acceso, rectificación, actualización, eliminación de sus datos y a oponerse o limitar su tratamiento, en los términos de la Ley N.° 8968.

• Si usted es una persona trabajadora de una empresa usuaria, diríjase en primer lugar a su empleador, que es el responsable de esos datos.
• Si usted es persona usuaria o representante de una empresa usuaria, o no obtiene respuesta de su empleador, puede escribirnos a privacidad@aguilaryasociadosgc.com.

Atenderemos su solicitud en los plazos legales. También puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

9. Cookies y tecnologías similares

El Servicio utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para iniciar sesión y mantener la sesión segura. No utilizamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

10. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de edad. El registro de personas trabajadoras menores de edad, cuando corresponda conforme a la legislación laboral, es responsabilidad de la empresa usuaria.

11. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección con su fecha de actualización y, si los cambios son sustanciales, lo comunicaremos a las empresas usuarias por medios razonables.

12. Contacto

Aguilar y Asociados GC S.R.L.
Correo para asuntos de privacidad: privacidad@aguilaryasociadosgc.com
Sitio web: https://aguilaryasociadosgc.com

Consulte también nuestros Términos y Condiciones.